Margins is the fastest-growing technology company in Croatia and the 11th fastest in Central and Eastern Europe, recognised by Deloitte for 1,600%+ revenue growth. We are a Zagreb-based AI software company that builds complex AI systems and deploys proprietary AI products for enterprise clients across the globe.

We are a fast-moving, ambitious team. We move quickly, operate lean, and expect everyone on the team to take ownership of their work.

The Role

This is a broad, hands-on role for someone who enjoys variety, takes ownership, and is comfortable handling different types of responsibilities during the day.

The role combines office administration, CEO support, logistics, HR support, coordination, and general operational assistance. Some tasks will be planned and recurring, while others will come up ad hoc and require quick thinking, flexibility, and a practical attitude.

We are looking for someone who is dependable, resourceful, discreet, and willing to help wherever needed

Key Responsibilities

Office Operations

You will help ensure that the office runs smoothly on a day-to-day basis. This includes:

* Managing office supplies, equipment, groceries, and basic inventory

* Coordinating with cleaning services, maintenance providers, delivery companies, and other vendors

* Handling office-related errands and practical tasks

* Supporting the organization of the office space, meeting rooms, and common areas

* Helping with internal office events, team lunches, celebrations, and similar activities

* Making sure the office is well-organized, presentable, and functional

CEO Support

You will provide direct support to the CEO with a range of organizational and administrative tasks, such as:

* Preparing simple documents, summaries, checklists, and follow-ups

* Helping organize travel, accommodation, restaurants, events, and logistics

* Tracking small tasks, reminders, and operational follow-ups

* Handling ad hoc requests and personal/business errands where appropriate

* Supporting communication with internal team members and external partners when needed

HR and Team Support

You will support basic HR and people operations activities, including:

* Helping with onboarding logistics for new team members

* Preparing equipment, workspace, welcome materials, and access checklists

* Supporting internal communication around team activities

* Helping organize interviews, meetings, and candidate logistics

* Assisting with vacation tracking, documentation, and HR administration

* Supporting the team with general administrative needs

Administrative and Operational Support

You may also assist with:

* Invoice collection and document organization

* Scanning, printing, archiving, and basic paperwork

* Coordinating signatures and internal approvals

* Communicating with accountants, suppliers, banks, public institutions, or service providers when needed

* Keeping simple internal records and spreadsheets updated

* Supporting various company projects with practical coordination

What We’re Looking For

The ideal candidate is someone who is:

* Highly organized and reliable

* Proactive and able to notice what needs to be done

* Practical, hands-on, and willing to handle different types of tasks

* Comfortable working in a fast-moving environment

* Good at communication and coordination

* Discreet and trustworthy, especially when handling sensitive information

* Detail-oriented, but also able to move quickly when needed

* Positive, service-minded, and helpful toward the team

* Comfortable using basic tools such as Google Workspace, email, calendars, spreadsheets, and messaging apps

Requirements

* Strong Croatian and good English communication skills

* Good organizational and multitasking skills

* Basic computer literacy

* Ability to work from the office in Zagreb

* Driver’s license is a plus, but not mandatory

This Role Is a Good Fit If You

* Enjoy helping people and making things run smoothly

* Are not afraid of practical tasks, errands, or solving small daily problems

* Can work independently and take initiative

* Prefer a role where you are close to the company’s leadership and daily operations

* Want to grow together with a fast-moving technology company

What We Offer

* A dynamic role in a growing software and AI company

* Direct collaboration with the CEO and leadership team

* Exposure to many areas of business operations

* Friendly and ambitious team environment

* Opportunity to take ownership and grow with the company

* Competitive compensation based on experience

O nama

Margins je najbrže rastuća tehnološka tvrtka u Hrvatskoj te 11. najbrže rastuća u srednjoj i istočnoj Europi, prema Deloitteovom izvješću Technology Fast 50. Specijalizirani smo za razvoj najkompleksnijih softverskih rješenja baziranih na umjetnoj inteligenciji te razvijamo i vlastite AI proizvode koje implementiramo za enterprise klijente diljem svijeta.

Naš tim radi u brzom i ambicioznom okruženju. Donosimo odluke brzo, radimo fokusirano i očekujemo da svaki član tima preuzme odgovornost za svoj dio posla. Upravo takav pristup očekujemo i od osobe koja će preuzeti ovu ulogu. Tražimo nekoga tko u posao unosi energiju, inicijativu, pouzdanost i profesionalnost.

O poziciji

Ovo je široka, praktična i dinamična uloga za osobu koja voli raznolikost u radu, preuzima odgovornost i ugodno se osjeća u obavljanju različitih vrsta zadataka tijekom dana. Uloga kombinira uredsku administraciju, podršku CEO-u, logistiku, HR podršku, koordinaciju i opću operativnu podršku. Neki zadaci bit će planirani i ponavljajući, dok će se drugi pojavljivati ad hoc te će zahtijevati brzo razmišljanje, fleksibilnost i praktičan pristup.

Tražimo osobu koja je pouzdana, snalažljiva, diskretna i spremna pomoći gdje god je potrebno.

Ključne odgovornosti

Uredsko poslovanje

Pomagat ćete u osiguravanju svakodnevnog nesmetanog funkcioniranja ureda. To uključuje:

* Upravljanje uredskim potrepštinama, opremom, namirnicama i osnovnim zalihama

* Koordinaciju sa servisima za čišćenje, pružateljima usluga održavanja, dostavnim službama i drugim dobavljačima

* Obavljanje uredskih obaveza, odlazaka i praktičnih zadataka

* Podršku u organizaciji uredskog prostora, soba za sastanke i zajedničkih prostora

* Pomoć u organizaciji internih uredskih događanja, timskih ručkova, proslava i sličnih aktivnosti

* Brigu o tome da ured bude dobro organiziran, uredan, reprezentativan i funkcionalan

Podrška CEO-u

Pružat ćete izravnu podršku CEO-u kroz različite organizacijske i administrativne zadatke, kao što su:

* Priprema jednostavnih dokumenata, sažetaka, checklisti i follow-upova

* Pomoć u organizaciji putovanja, smještaja, restorana, događanja i logistike

* Praćenje manjih zadataka, podsjetnika i operativnih follow-upova

* Rješavanje ad hoc zahtjeva te poslovnih i, gdje je primjereno, osobnih obaveza

* Podrška u komunikaciji s internim članovima tima i vanjskim partnerima kada je potrebno

HR i podrška timu

* Pomoć s onboarding logistikom za nove članove tima

* Pripremu opreme, radnog mjesta, welcome materijala i pristupnih checklisti

* Podršku internoj komunikaciji vezanoj uz timske aktivnosti

* Pomoć u organizaciji intervjua, sastanaka i logistike s kandidatima

* Pomoć u praćenju godišnjih odmora, dokumentaciji i HR administraciji

* Podršku timu u općim administrativnim potrebama

Administrativna i operativna podrška

* Prikupljanje računa i organizacija dokumentacije

* Skeniranje, printanje, arhiviranje i osnovna papirologija

* Koordinacija potpisa i internih odobrenja

* Komunikacija s računovodstvom, dobavljačima, bankama, javnim institucijama ili pružateljima usluga kada je potrebno

* Ažuriranje jednostavnih internih evidencija i tablica

* Podrška različitim internim projektima kroz praktičnu koordinaciju

Što tražimo

Idealan kandidat je osoba koja je:

* Vrlo organizirana i pouzdana

* Proaktivna i sposobna primijetiti što treba napraviti

* Praktična, hands-on i spremna preuzeti različite vrste zadataka

* Ugodna u radu u dinamičnom i brzom okruženju

* Dobra u komunikaciji i koordinaciji

* Diskretna i vrijedna povjerenja, posebno kod rukovanja osjetljivim informacijama

* Usmjerena na detalje, ali istovremeno sposobna brzo reagirati kada je potrebno

* Pozitivna, uslužna i spremna pomoći timu

* Ugodna u korištenju osnovnih alata kao što su Google Workspace, email, kalendari, tablice i komunikacijske aplikacije

Uvjeti

* Izvrsne komunikacijske vještine na hrvatskom i odlično znanje engleskog jezika

* Odlične organizacijske vještine i sposobnost multitaskinga

* Odlične računalne vještine

* Mogućnost rada iz ureda u Zagrebu

* Vozačka dozvola je prednost, ali nije uvjet

Ova uloga je dobra prilika za vas ako

* Volite pomagati ljudima i doprinositi tome da stvari funkcioniraju glatko

* Ne bojite se praktičnih zadataka, odlazaka i rješavanja manjih svakodnevnih problema

* Možete raditi samostalno i preuzeti inicijativu

* Preferirate ulogu u kojoj ste blizu vodstva tvrtke i svakodnevnih operacija

* Želite rasti zajedno s dinamičnom tehnološkom tvrtkom

Što nudimo

* Dinamičnu ulogu u rastućoj software i AI tvrtki

* Izravnu suradnju s CEO-om, HR i leadership timom

* Uvid u različita područja poslovnih operacija

* Prijateljsko i ambiciozno timsko okruženje

* Priliku za preuzimanje odgovornosti i rast zajedno s tvrtkom

* Konkurentnu naknadu ovisno o iskustvu

* Način i kontakt za prijavu studenata                                                                                                                                                           

How to Apply

Send us two things:

●       A short cover note - not a formal letter, just a few sentences in your own words about why this role and why now. Tell us something about how you work that a CV would not show us.

●       Your CV.

That is it. We read everything we receive, and we respond to every application. We move quickly — if there is a fit, you will hear from us within a few days.

Send your application to: careers@valeremargins.com

Kako se prijaviti

Pošaljite nam dvije stvari:

●       kratku poruku na engleskom jeziku u kojoj ćete vlastitim riječima ukratko objasniti zašto Vas zanima ova pozicija i zašto baš sada tražite posao te podijeliti nešto o svom načinu rada što se ne vidi iz životopisa

●       svoj životopis na engleskom jeziku

Prijave pošaljite na: careers@valeremargins.com

Početak rada: odmah
Radno vrijeme: radno vrijeme od 9 do 17 sati (ili prema dogovoru); puno radno vrijeme (40 sati tjedno / 8 sata dnevno)
Plaćanje : od 8 do 11 EUR, ovisno o iskustvu
Trajanje: minimalno 6 mjeseci do 1 godina