10 najvećih ubojica produktivnosti na radnom mjestu i savjeti kako ih riješiti

Smetnje i distrakcije su jednostavno dio života. Smetnje dolaze u mnogim oblicima. Kako tehnologija postaje sveprisutna, može odvući pozornost u bezbroj različitih smjerova. Iako su smetnje na radnom mjestu sve neizbježnije, postoje rješenja. Pravo rješenje komunikacije i suradnje može ublažiti problem.

Međutim, prije nego što se bilo što od toga dogodi, prvo se morate upoznati s najvećim ubojicama produktivnosti na radnom mjestu. U nastavku, Health Essentials donosi 10 najvećih ubojica produktivnosti te savjete kako ih riješiti.

Dakle, najčešća poslovna ometala su:

Neproduktivni sastanci

Prema jednoj studiji sa Sveučilišta Sjeverne Karoline (SAD), 65 posto viših menadžera reklo je da ih sastanci sprječavaju da dovrše svoj posao, dok je 71 posto reklo da su sastanci neproduktivni i neučinkoviti. Ipak, prosječan uredski radnik i dalje u prosjeku provodi 31 sat mjesečno na sastancima.

Katkada su jednostavno nužni. No, nedostatak strukture i neučinkoviti komunikacijski kanali čine mnoge sastanke besmislenima, zaustavljajući produktivnost na radnom mjestu.

Kako to ispraviti:

• Ograničite sastanke određivanjem dana bez sastanaka. Kada je sastanak neophodan, budite kratki. Imajte jasan plan. Uvijek ga iskomunicirajte unaprijed, a onda ga se držite.
• Komunikacija u stvarnom vremenu može pomoći u racionalizaciji sastanaka
• Prije sastanka uspostavite „virtualnu sobu“ za razgovor kako biste prenijeli temu sastanka, raspravljali o dnevnom redu i distribuirali sve povezane zadatke i materijale
• Nakon sastanka upotrijebite određenu „virtualnu sobu za čavrljanje“ kako biste pružili kanal za povratne informacije, nastavili razgovor i uputili pozive na djelovanje

Pretrpan radni prostor

Pretrpani radni prostor ubija produktivnost na više načina. Lov na predmete koji su vam potrebni tijekom dana veliki je gubitak vremena. A tu su i smetnje stvorene viškom nereda koji jednostavno usporava rad mozga kada se morate usredotočiti na trenutni zadatak – netko će to nazvati kreativnim kaosom, no katkada je to samo izgovor za ne-pospremanje.

Kako to ispraviti:

• Odredite neko vrijeme za organizaciju radnog prostora. To može poboljšati tijek rada, povećati učinkovitost, i smanjiti stres
• Arhivirajte potrebne dokumente i bacite ono što više nije potrebno
• Ako radite od kuće, isto vrijedi; iako ćete također htjeti uzeti u obzir sve alate koje koristite, namještaj, pa čak i okolni dekor

Neučinkoviti komunikacijski kanali

E-pošta je jedna od najpopularnijih metoda komunikacije na radnom mjestu. Iako pruža praktičan način slanja dugih poruka ili više kopija iste poruke, također može biti vrlo nezgodan. Pretrpani „mailbox“, vrijeme provedeno pokušavajući ga očistiti, i spam - sve su to podjednaki „ubojice“ produktivnosti.

Kako to ispraviti:

• Razmislite o rješenju za komunikaciju i suradnju „sve-u-jednom“. Od brzih pitanja do upravljanja projektima s neograničenom veličinom prijenosa datoteka, komunikacija u stvarnom vremenu učinkovitiji je način održavanja timova u toku, poticanja timskog rada i upravljanja produktivnošću
• Koristite „instant messaging“ kako biste olakšali pitanja "da, ne", kao i tekuće, slobodne razgovore i razgovore u stvarnom vremenu
• Pokretanje glasovnog ili video chata kada je komunikacija uživo nepraktična ili nemoguća ili kada priroda razgovora zahtijeva nešto malo osobniji pristup – danas je to više pravilo nego opcija.

Društvene mreže

Društvene mreže su dvosjekli mač. Iako je i briljantan marketinški alat i vrijedan kanal korisničke podrške, njegov utjecaj na produktivnost nije uvijek pozitivan. Zapravo, zaposlenici provode više od 2 sata u prosjeku svaki dan pristupajući društvenim mrežama - ometajući produktivnost i povećavajući slučajeve klevete, dezinformacija i gubitka povjerljivih informacija

Kako to ispraviti:

• Da biste stvorili zdraviju ravnotežu, poduzmite korake za ublažavanje korištenja društvenih mreža na radnom mjestu koji nisu povezani s radom -> da se ne bismo krivo razumjeli, ne zagovaramo da zaustavite korištenje društvenih mreža. Osim toga, za potrebe marketinga, brendiranja i korisničke podrške, to je dostojan dodatak vašem kompletu alata koje koristite za posao.

Na poslu, međutim:

• Razmislite o uklanjanju prečaca preglednika na društvene medije
• Odjavite se s računa na društvenim mrežama
• Isključite zvukovne notifikacije

Previše vremena u uredu

Mislite li da vam ostanak u uredu do kasno ili rani dolazak može pomoći da učinite više? Razmislite još jednom! Iako vam posao koji radite danas donosi velike novce, dugoročno može uzrokovati gubitak radne snage, razdražljivost, nedostatak motivacije i kognitivne probleme. Drugim riječima – izgaranje – ili popularno nazvani „burn-out“.

Kako to ispraviti:

• Iskoristite fleksibilno radno vrijeme – situacija sa COVID-om nam je dokazala da to nije samo mit
• Ako ih vaše radno mjesto ne ponudi, otvorite temu sa svojim nadređenima. Fleksibilni sati nude niz pogodnosti, uključujući povećanu produktivnost i smanjen rizik od izgaranja. Osim toga, mobilne aplikacije za komunikaciju mogu vas držati povezanima kad god niste u uredu, odnosno kada ste u pokretu
• Pokušajte s radom na daljinu, bilo kontinuirano ili jedan do dva dana u tjednu
• Uzimajte „pametnije“ pauze. Umjesto surfanja društvenim mrežama, pročitajte knjigu, prošećite, vježbajte ili se istegnite
• Vodite brigu o svom umu i tijelu. Dobar san i zdrava prehrana može poboljšati kognitivne funkcije, krvni tlak, i cjelokupno raspoloženje

Nedostatak delegiranja

Mikro-menadžment članova tima i neuspješno, odnosno nepravilno delegiranje odgovornosti ne samo da ih sprječava da se u potpunosti usredotoče na zadatke, već mogu stvoriti tjeskobu u vezi s radnim učinkom

Kako to ispraviti:

• Provedite vrijeme upoznajući svoj tim osobno i profesionalno, identificirajući jedinstvene prednosti koje svaki član tima „donosi na stol“
• Umjesto da prednost dajete zadacima vašem timu, pustite ih neka uče, otkrivaju i dijele znanje vlastitim tempom. Dopustite im da pogriješe i uskočite samo kada tim ne nastupa kao tim

Nesigurni „instant messaging“

Ovih dana svatko ima svoje omiljene besplatne „instant messaging“ alate. Međutim, njihovo korištenje na radnom mjestu može biti veliki ubojica produktivnosti. Svaka obavijest donosi iskušenje da provjerite najnoviji GIF ili mem a zatim odgovorite vlastitim, i tako dalje i tako dalje.

Vaši osobni IM također sadrže privatne fotografije, datoteke i razgovore koji se lako mogu pomiješati prilikom prebacivanja između privatnih razgovora i razgovora povezanih s poslom.

Kako to ispraviti:

• Odredite vrijeme tijekom radnog dana za provjeru i odgovaranje na privatne poruke, kao što je pauza za ručak. Na taj način minimizirate ne samo ometanje istovremenog rada i razgovora koji nisu povezani s poslom, već i rizik od miješanja tih razgovora
• Koristite mrežu privatnog tima koja zahtijeva individualno ovlaštenje i ublažavanje vanjskih smetnji

„Multitasking“

Multitasking je krucijalni dio svakog posla – usudili bi se se reći „nužno zlo“. No, velika opterećenja zadataka, žongliranje zadacima i alatima i neadekvatna usredotočenost na bilo koji zadatak u isto vrijeme mogu biti pravi ubojice produktivnosti, što u konačnici uzrokuje nekvalitetne rezultate, loše performanse i eventualno izgaranje.

Kako to ispraviti:

• Planirajte učinkovitije definiranjem i određivanjem prioriteta zadataka prije vremena. Nemojte se bojati ograničiti broj zadataka
• Pravi softver također može pomoći

Hiper-povezanost (na društvene mreže)

Istraživanja pokazuju da prosječna osoba provodi 24 sata tjedno na društvenim mrežama, stvarajući pritisak da se ne samo prijavi s prijateljima, obitelji i suradnicima, već i provjeri najnovije ažuriranje posta ili statusa – drugim riječima, pretvara se u ovisnost. Hiper-povezanost utječe na upravljanje vremenom i narušava osobni i obiteljski život.

Kako to ispraviti:

• Provjerite koliko vremena provodite na aplikacijama, te zatim pokušajte smanjiti to, osobito tijekom radnog vremena
• Isključite obavijesti
• Prilagodite svoj status kako biste obavijestili prijatelje da ste zauzeti ili odsutni
• Izbrišite aplikacije ako ovo prije ne upali, te ih ponovno instalirajte samo tijekom vikenda

Nedostatak motivacije

Iako mnogi čimbenici mogu smanjiti motivaciju među zaposlenicima, osjećaj podcijenjenosti jedan je od prvih čimbenika. Kada se zaposlenici ne osjećaju cijenjeno, njihova motivacija pati.

Kako to ispraviti:

• Razmotrite razvojne mogućnosti, financijske poticaje i team-building kako biste povećali motivaciju zaposlenika
• Odmah riješite probleme i pritužbe zaposlenika
• Koristite moć chat-a te ponudite pohvale ili barem riječ „hvala“
• Pošaljite emitirane poruke s motivacijskim ili inspirativnim citatima ili najavite okupljanje nakon posla za večeru ili piće

Kao što možete vidjeti, produktivnost na radnom mjestu može patiti kao rezultat mnogih uobičajenih ometanja. Međutim, uzimanje vremena da se educirate o najvećim ubojicama produktivnosti može vam pomoći ne samo da bolje prepoznate ometanja na radnom mjestu, već ih sada ublažite i spriječite u budućnosti.