Kako personalizirati „ out of office“ mailove

Vrijeme je godišnjih odmora, kao što već znamo, a to znači i da ćete u nekom trenutku pripremiti ili primiti out of office mail. Dosta, teško da postoji veće razočaranje nego kada mislite da ste dobili odgovor na upit da bi vas dočekala suhoparna poruka u kojoj vas primatelj obavještava kako je nedostupan do tog-i-tog datuma.

Razočaranje bi nesumnjivo bilo manje kada bi out of office mail bio zabavan. Na Women in Adria pronašli smo njih pet i nadamo se da će vas inspirirati ili jednostavno nasmijati.

Spriječite ih da vam pretrpaju inbox

Iz perspektive osobe koja postavlja out of office poruku, nema gore stvari nego se vratiti na posao i vidjeti pretrpan inbox. Ne dopustite da to toga dođe! Ako se pitate kako, Hubspot vam priskače u pomoć!

“Na godišnjem sam odmoru od dd/mm do dd/mm. Svaki pošiljatelj ima pravo na jedan email. Ako mi pošaljete više od jednog emaila, nasumično ću ih brisati dok ne ostane samo jedan email. Poruku birajte oprezno. Imajte na umu da ste mi već poslali jedan email.”

S druge strane, ako vas ne smeta pretrpan inbox, no ne možete prijeći preko propuštenih poziva, postoji opcija i za vas:

“Trenutno sam nedostupna. Imam mobitel, ali neću vam ostaviti broj. S druge strane, ako pogodite broj, rado ću vam se javiti.”

Znajte tko vam je publika

Vjerovale ili ne, out of office poruke mogu se jako dobro personalizirati. Možda ne osobi, ali publici svakako. Recimo da se bavite prodajom dječjih knjiga. Email koji referira čaroban svijet Harry Pottera sigurno će oduševiti primatelje i dat će im do znanja da ih cijenite i dok ne mislite na njih.

“Hvala vam što ste se javili.

Ukrcala sam se na Hogwarts Express, a čarobnjački ću svijet istraživati naredna dva tjedna. Neću imati pristup bezjačkim načinima komunikacije.

Zatreba li vam pomoć ili se dogodi nešto hitno (poput povratka Voldemorta), slobodni ste mi poslati sovu, aparirati se do Hogsmeada i popit ćemo čašu pivoslaca ili popričati najvećeg čarobnjaka koji je ikad živio (ne, ne Dumbledorea).

Za probleme vezane uz jedan od četiri doma, slobodni ste se javiti kućnm vilenjacima.

Vodimo ljubav, a ne horkrukse!”

Ovim nas je prijedlogom oduševio Reader’s Digest, a vjerujemo da će i vas inspirirati za simpatičnu out of office poruku.

Neka iskrenost bude izvor vašeg humora

Znate kako se kaže da u svakoj šali ima 60% istine? Iskoristite to za zabavan out of office mail. Ne da vam se čitati mailove i to vam je najmrskiji dio dana? Future of Working zna kako to izraziti na duhovit način.

“Bit ću u nemogućnosti izbrisati sve nepročitane, bezvrijedne mailove koje mi šaljete dok se ne vratim s godišnjeg odmora na dd/mm. Molim Vas za strpljenje, Vaš će mail biti obrisan redom kojim je stigao.”

Ako ste pak jedna od onih osoba koje se ne mogu opustiti na godišnjem jer uvijek misle na posao, slobodno i to uključite u mail. Najbolje od svega je što, iako ćete najaviti odgovor na poruku, zapravo ga nitko neće očekivati.

“Izvan ureda sam zbog godišnjeg odmora narednih tjedan dana. Vjerojatno ću vidjeti tvoj mail jer se ne znam opustiti i vjerojatno ću i odgovoriti ako smatram da je moja pomoć potrebna. U suprotnom, javit ću se kad se vratim. Hvala!”

Kako izgleda ozbiljan ‘out of office’ mail?

Ukoliko ipak niste za šalu, napišite kratak, jasan i informativan mail. Navedite datum do kada ste odsutni te kontakt osobe koja vas eventualno mijenja za to vrijeme ili kojoj se osoba može obratiti u slučaju da treba hitan odgovor. I ono najbitnije, ne provjeravajte mailove za vrijeme godišnjeg odmora već se zaista odmorite!